Документы и оплата при покупке запчастей для ТОО и ИП: счёт, ЭСФ, накладная, НДС

Для механика запчасть — это деталь, для бухгалтера — это зачёт НДС, вычет по КПН и первичный документ, который переживёт налоговую проверку. Если закупка оформлена неправильно, компания теряет 16 % НДС, а с 2026 года — ещё и право поставить расход на вычеты в некоторых случаях. Разбираем, какие документы должны быть у ТОО и ИП при покупке запчастей в Казахстане, как платить и что изменилось с новым Налоговым кодексом.

Какие документы оформляются при покупке

Первичный документ по Закону РК «О бухгалтерском учёте и финансовой отчётности» должен содержать: наименование документа, дату, наименование организации или ФИО ИП, содержание операции, её измерители в количестве и стоимости, должности, ФИО и подписи ответственных лиц, идентификатор налогоплательщика. Накладная без подписи получателя или без номеров деталей — слабый документ при споре.

ЭСФ: главное, что нужно знать покупателю

• С 1 января 2026 г. действуют Правила выписки счёта-фактуры, утверждённые приказом Министра финансов РК от 28 октября 2025 г. № 629; ЭСФ выписывается в информационной системе ЭСФ.
• Срок выписки по общему правилу — не ранее даты совершения оборота и не позднее 15 календарных дней после неё. Если поставщик «выпишет потом» через месяц — это нарушение, и зачёт НДС у вас под вопросом.
• Проверьте в ЭСФ: ваш БИН/ИИН, наименования и количество как в накладной, ставку 16 %, для импортного товара — номер декларации на товары или заявления о ввозе и код ТН ВЭД. Ошибки в реквизитах лишают права на зачёт.
• Если поставщик — неплательщик НДС, он может выписывать ЭСФ без НДС в случаях, когда это требуется, или не выписывать вовсе; тогда вам нужна накладная и договор, а зачёта НДС не будет.

Сведения о поставщиках, у которых приостановлена выписка ЭСФ, публикуются налоговыми органами — проверка контрагента до оплаты входит в выбор поставщика; подробнее — в инструкции как выбрать поставщика запчастей.

Что изменилось с 2026 года

Новый Налоговый кодекс РК (№ 214-VIII от 18 июля 2025 г.) действует с 1 января 2026 года:

• НДС 16 % вместо 12 %. При импорте — тоже 16 %.
• Порог обязательной постановки на учёт по НДС снижен с 20 000 до 10 000 МРП — 43,25 млн ₸ при МРП 4 325 ₸ в 2026 г. Многие ИП и небольшие ТОО, торгующие запчастями, стали плательщиками НДС.
• Упрощённая декларация: ставка 4 % от дохода (маслихаты вправе менять её в пределах от 2 до 6 %), лимит дохода 600 000 МРП, социальный налог отменён, отчётность дважды в год по форме 910.00.
• Для покупателей на общеустановленном режиме важно: расходы по приобретению товаров, работ и услуг у поставщиков, применяющих упрощённую декларацию, не относятся на вычеты по КПН. Для ТОО на общем режиме покупка у ИП на упрощёнке стала дороже на эффект вычета. Уточняйте режим поставщика до сделки.

Эти нормы уже уточнялись поправками в 2026 г.; перед принятием решений сверяйтесь с действующей редакцией кодекса и бухгалтером.

Как платить

Безналичный перевод с расчётного счёта — основной способ для ТОО и ИП: платёжное поручение по счёту на оплату, назначение платежа с номером счёта и договора. Так закупка прозрачно связана с документами. Законодательство РК ограничивает наличные расчёты между субъектами предпринимательства по одной сделке (лимит установлен в МРП в Законе «О платежах и платёжных системах») — крупные закупки наличными невозможны и не нужны.

Kaspi Pay и Kaspi QR — распространённый способ приёма оплаты у ИП и в рознице. Для покупателя-ТОО сам способ оплаты не заменяет документы: поставщик обязан выдать накладную и, если он плательщик НДС, ЭСФ независимо от того, оплатили вы по счёту или по QR. Если вы ИП и платите за запчасти со своего счёта Kaspi Pay, подтверждением расхода служит выписка плюс накладная и ЭСФ или чек ККМ — а не скриншот перевода.

Корпоративная карта — удобно для мелких закупок, документы те же.

Отсрочка и частичная оплата — по договору; для позиций под заказ обычна предоплата, для складских — оплата по счёту с отгрузкой после зачисления. Наш порядок оплаты описан на странице оплаты.

Импорт: что добавляется к документам

При покупке у иностранного поставщика: валютный контракт и инвойс (банк проводит валютный контроль), декларация на товары (при ввозе из третьих стран) либо заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов по форме 328.00 (при ввозе из ЕАЭС), платёжные документы по НДС при импорте, транспортные документы. Без них НДС при импорте не принять в зачёт, а товар не поставить на учёт корректно. Подробности — в инструкциях ТН ВЭД и таможня и как заказать из Китая.

ТОО и ИП: в чём разница на практике

Чек-лист закупки для бухгалтерии

1. Проверили поставщика: БИН, статус плательщика НДС, режим налогообложения, отсутствие в списках риска.
2. Договор или счёт с условиями гарантии и возврата. Реквизиты получателя совпадают с поставщиком.
3. Оплата с расчётного счёта с правильным назначением платежа.
4. При получении — накладная с номерами деталей и подписями, доверенность на получателя, проверка по чек-листу приёмки.
5. ЭСФ в течение 15 календарных дней с даты отгрузки, реквизиты сверены.
6. Документы хранятся вместе: договор, счёт, платёжка, накладная, ЭСФ, претензии, если были.

Что мы выдаём

Счёт на оплату для ТОО и ИП, договор при необходимости, накладную и ЭСФ в установленные сроки; документы по импорту предоставляются в объёме, необходимом для вашего учёта. Запросить счёт можно через заявку, общий порядок — на странице оплаты, условия гарантии — на странице гарантии и возврата. Это не налоговая консультация: по спорным вопросам учёта и режима налогообложения обращайтесь к своему бухгалтеру или налоговому консультанту.